5 redenen voor de kwaliteitsmanager om te digitaliseren

De moderne kwaliteitsmanager kan er niet meer omheen: digitalisering biedt de oplossing voor diverse vraagstukken. Maar waarom eigenlijk? We hebben op basis van praktijkervaringen vijf redenen op een rij gezet waarom digitalisering een noodzaak is voor de moderne kwaliteitsmanager.

De meest gehoorde reden die we in de praktijk tegenkomen, is het gebrek aan tijd op de kwaliteitsafdeling. De afgelopen jaren zijn de eisen vanuit wet- en regelgeving en diverse certificeringsstandaarden flink aangescherpt. Denk hierbij aan maatregelen die u moet treffen voor food defense en voedselfraude en het creëren van een Food Safety Culture. Waar het aantal kwaliteitstaken toeneemt, is uitbreiding van de kwaliteitsafdeling niet altijd het logische gevolg. Veel bedrijven zoeken daarom een manier om binnen de beschikbare tijd meer werkzaamheden uit te kunnen voeren. Door het digitaliseren van kwaliteitszaken maakt u gebruik van automatische berekeningen en hoeft u bijvoorbeeld zelf geen trendanalyses meer te maken of voedingswaarden van het eindproduct te berekenen. Hiermee verschuift bij bedrijven die de digitaliseringsstap hebben gezet de focus. Waar deze eerst lag op het uitvoeren van administratieve handelingen, ligt deze nu veel meer op het doorvoeren van continue verbeteringen. En dat is uiteindelijk de stap die u volgens diverse food safety standards moet zetten. De eerste paragraaf van hoofdstuk 1 uit de BRCGS norm heet niet voor niets ‘Senior management commitment and continual improvement’.

Bij het handmatig uitvoeren van vele berekeningen is een fout snel gemaakt. Hetzelfde geldt voor het dubbel invoeren van gegevens in diverse programma’s en systemen. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben. Denk hierbij aan voedselveiligheidsrisico’s voor de consument of hoge kosten en imagoschade voor uw bedrijf in geval van een recall. Door te automatiseren voorkomt u dergelijke fouten. Een voorbeeld is het digitaliseren van specificaties, waarbij grondstofgegevens en recepturen met enkele klikken worden omgezet tot eindproductspecificaties met doorberekening van voedingswaarden, ingrediëntendeclaraties en allergeneninformatie.

Of u nu bij een groot (multisite) bedrijf of klein bedrijf werkt, het borgen van kwaliteitszaken moet gedragen worden door de hele organisatie. U kunt een heel goed kwaliteitshandboek schrijven, maar het opvolgen van de procedures en instructies in de praktijk is waar het uiteindelijk om draait. Multisite bedrijven staan daarnaast voor nog een grotere uitdaging. Als u werkt met één centrale kwaliteitsafdeling van waaruit de diverse locaties worden aangestuurd, hoe bereikt u dan álle medewerkers op de werkvloer? Een digitaal online kwaliteitssysteem helpt bedrijven enorm, doordat u documenten en acties eenvoudig deelt binnen de gehele organisatie. Het direct trainen van medewerkers bij nieuwe of gewijzigde procedures is met online QA-software geen utopie meer, maar keiharde realiteit. Een Food Safety Culture, wat tevens een eis is uit de diverse certificeringsnormen, is hiermee eenvoudiger te realiseren.

Met de toenemende eisen in wet- en regelgeving en certificeringsstandaarden is het delen van informatie zowel intern als binnen de keten een dagelijkse activiteit op de kwaliteitsafdeling. Dit betekent een flinke administratieve rompslomp aan herhaaldelijk opvragen en versturen van informatie. In een apart overzicht houdt u wellicht bij welke informatie up-to-date is en voor u het weet bent u de hele dag bezig met het versturen van e-mails en het invullen van overzichten. Met een digitaal online kwaliteitssysteem deelt u snel de up-to-date informatie met diverse personen, waaronder uw collega’s. Niet alleen efficiënt voor uw kwaliteitsafdeling, maar ook nog eens transparanter dan ooit.

Zoekgeraakte documenten, rondslingerende papieren, verdwenen registratieformulieren. Enkele voorbeelden waar u in de praktijk als kwaliteitsmanager mee te maken krijgt. U wilt natuurlijk niet dat de instructies en recepturen op straat komen te liggen of dat u een week aan ingevulde registratieformulieren kwijtraakt. Een jaar of vijf geleden merkten we nog wel eens dat bedrijven het ‘cloud-werken’ erg spannend vonden. Gelukkig zien steeds meer mensen in dat dit dé manier van gegevensbeheer van dit moment is. De eisen ten aanzien van veilig databeheer en goede back-ups zijn ook in certificeringsstandaarden zoals BRCGS, IFS en FSSC 22000 steeds strenger. Met een goed beveiligde cloud-applicatie heeft u de zekerheid dat u altijd en overal bij uw gegevens kunt en deze niet kwijtraken. Diverse beveiligingseisen zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw data en dat het kwaliteitssysteem ook echt van uw bedrijf blijft.

Digitalisering helpt de kwaliteitsmanager- en afdeling aanzienlijk om continu voldoende inzicht te hebben in de voedselveiligheid en kwaliteit van producten. Toch is de overstap naar QA-software niet voor iedereen van de ene op de andere dag gezet. Want waar moet de kwaliteitsafdeling die toch al overloopt de tijd vandaan halen om ook nog nieuwe software te implementeren? Uiteraard zijn we hier op voorbereid. Onze QA software bestaat uit verschillende modules en u kiest zelf welke modules u wilt implementeren en op welk moment. Daarnaast speelt wellicht de vraag: welke oplossing past nu het beste bij mijn bedrijf? Ieder bedrijf is anders en heeft te maken met andere vraagstukken. We verzorgen daarom graag een vrijblijvende demo presentatie op uw locatie, zodat we uw vraagstukken kunnen beantwoorden. Er is dus eigenlijk maar één conclusie mogelijk: wel digitaliseren.

Wilt u met uw kwaliteitsafdeling een stap zetten op gebied van digitalisering? Neem contact met ons op voor meer informatie of plan direct een gratis demo.