Cavalier maakt de stap naar QA-digitalisering

Cavalier ontwikkelt en produceert chocoladeproducten zonder toegevoegde suikers. Het bedrijf is begin dit jaar gestart met digitalisering van kwaliteitszaken. In een interview vertelt Felix Verdegem, CEO van Cavalier, over de noodzaak van digitalisering en wat het hen heeft opgeleverd.

Waarom wilde u de overstap maken naar QA-digitalisering?

“Wij maakten gebruik van verschillende systemen voor documentatie, uitvoeren en opvolgen van actiepunten, het bijhouden van inspecties, et cetera. Binnen onze kwaliteitsafdeling was er nood aan een systeem dat onze wensen op alle vlakken volledig kon invullen”, vertelt Felix. Cavalier heeft allereerst een demo aanvraag ingediend om de functies van onze software te bekijken. Kort na de aanvraag werd de demo afspraak ingepland door onze commercieel managers. Tijdens de demo werden de verschillende modules getoond en werd uitleg gegeven over de diverse functionaliteiten en mogelijkheden van de software.

Het bedrijf wilde snel schakelen en graag nog binnen dezelfde week implementeren. Onze accountmanagers en implementatie consultants hebben ervoor gezorgd dat de modules Inspecties, Handboek en Specificaties nog in dezelfde week geïmplementeerd konden worden. Tijdens de implementatiedagen verzorgden zij een passende inrichting van de modules afgestemd op het bedrijf en werd uitgebreid training gegeven over het gebruik van de modules.

Hoe heeft u het implementatietraject ervaren?

“De implementatie moest eigenlijk op hele korte termijn gebeuren en wij hebben niks dan lof voor de snelheid waarmee uw collega’s zowel binnen België als Nederland ons daarmee hebben geholpen. De opleidingen waren goed gestructureerd, de implementatie consultants hadden de nodige kennis van zaken of konden terugvallen op hun collega’s indien nodig. De collega’s waren daarnaast heel flexibel.”

Wat levert het werken met onze software op voor uw organisatie?

“Het werken met de Normec Foodcare Online software geeft ons bedrijf een veel meer gestructureerde aanpak op het vlak van kwaliteitscontroles. In de handboek module is een duidelijk overzicht beschikbaar naar onder andere alle formulieren en handleidingen die continu gebruikt worden. Hierdoor kan men alles veel sneller terugvinden, consulteren en updaten wanneer dat nodig zou zijn.

De zeer logisch opgebouwde specificatiemodule is een zeer handige kapstok voor de opbouw van een eindproduct vanaf de basis ingrediënten tot en met de verpakkingen. Het vormt voor ons het perfecte netwerk tussen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het opzetten van een nieuw product (inkoop, kwaliteit, verpakking, verkoop, logistiek en marketing). Daarnaast is de allergenenmodule die hierin verweven is een nuttige tool om snel vast te stellen of een collega zich per ongeluk toch vergist heeft bij het gebruik van nieuwe ingrediënten op het vlak van nieuwe allergenen. De berekening van voedingswaarden is door deze module ook een stuk eenvoudiger te realiseren. Eigenlijk is het een bijna allesomvattende module voor de technische aspecten van een product. De inspectiemodule tenslotte is eenvoudig en handig in gebruik en garandeert ons momenteel van een goede opvolging van alle typen inspecties, controles en audits op het vlak van kwaliteit binnen ons bedrijf. Zeker door het aspect van de extra controle op de uitgevoerde taken, inspecties, et cetera.”

Welke verschillen ziet u binnen de organisatie na de introductie van QA-software?

“De kwaliteitsafdeling hoeft zich veel minder bezig te houden met de organisatie, opzet en opvolging van inspecties en controles en kan alles veel gemakkelijker terugvinden. Daarnaast zorgt het systeem van verificatie ervoor dat er steeds een dubbele controle is van de uit te voeren acties en controles. Hierdoor wordt de kans op fouten en vergetelheden zeer sterk gereduceerd.

Tijdens audits biedt het online handboek een stevige houvast voor de kwaliteitsverantwoordelijke en kan een auditor eigenlijk bijna zelfstandig alles terugvinden zonder hulp indien dit nodig zou zijn. Dat geeft de auditor daarbij de mogelijkheid om dieper in te gaan op de zaken die er echt toe doen bij een audit, in plaats van te moeten blijven hangen of stilstaan bij procedures die al dan niet in orde zouden zijn.

De module Specificaties fungeert voor iedereen binnen het bedrijf die te maken heeft met specificatiebeheer als een kapstok bij de ontwikkeling en uitwerking van nieuwe producten vanaf een basis ingrediënt tot en met het eindproduct. De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de kwaliteitsafdeling ter finale controle.

De introductie van de QA-software geeft bovendien veel duidelijker aan op welk vlak er nog ‘tekortkomingen’ zijn of op welke zaken er nog meer gelet moet worden op basis van duidelijke actiepunten die voortvloeien uit de inspecties. De opvolging van de actiepunten wordt daarnaast gegarandeerd door het hele systeem met controle- en herinneringsmechanismen.”

Welke voordelen biedt het gebruik van QA-software u?

“De software biedt zeker voordelen, zoals een overzichtelijke structuur op één plaats, waardoor er duidelijk veel minder tijd verloren gaat om bepaalde zaken op te zoeken. Een overzicht van actiepunten per type inspectie of audit kan snel voorgelegd worden aan de auditor. Rechtstreekse digitale rapportering verkleint de kans op verbergen van potentiële gebreken en ‘dwingt’ eenieder in het bedrijf de kwaliteitseisen beter op te volgen. De aanwezigheid van templates in het systeem van verschillende audittypes helpen wel degelijk goed bij de voorbereiding van een audit.”

Wat vindt u van de gebruiksvriendelijkheid van de software?

“De software is zeer gebruiksvriendelijk voor mensen met allerlei opleidingsachtergronden. Het kost weinig moeite om met de drie modules waarmee wij werken te leren omgaan. Daarnaast is er een goede opvolging van tijd tot tijd om de werking verder te optimaliseren.”