Het kwaliteitshandboek: een levend document

Teneinde de kwaliteit en voedselveiligheid te verzekeren is elk voedingsbedrijf verplicht om procedures en werkinstructies te definiëren en implementeren. Dat vertaalt zich in een uitgebreide verzameling documenten, formulieren en rapporten, die bijvoorbeeld in een kwaliteitshandboek gebundeld kunnen worden. Zo’n handboek moet evenwel te allen tijde een levend document blijven. In geen geval mag het verworden tot een vergeten hoopje papier in een achterkamer. Maar hoe doe je dat?

Cindy De Wolf werkt sinds 2014 als QA consultant bij KTBA Belgium en begeleidde in die periode talrijke klanten doorheen hun kwaliteitsvraagstukken. Het evalueren, opmaken, beheren en controleren van de kwaliteitshandboeken vormt daarin een centraal aandachtspunt. Om deze documenten optimaal te kunnen benutten en aan de diverse normen en regelgevingen te blijven voldoen, zijn vier eigenschappen volgens De Wolf onontbeerlijk.

“Een kwaliteitshandboek verzamelt alles dat in een bedrijf nodig is om de kwaliteit en voedselveiligheid te handhaven. Dat gaat over algemene beleidsdocumenten, procedures, voorschriften voor audits, schoonmaak- en onderhoudsplannen, labo-analyses, formulieren … In die veelheid van documenten kan het al eens ploeteren zijn, zeker wanneer het kwaliteitshandboek doorheen de jaren organisch gegroeid is. Een duidelijke en werkbare structuur is primordiaal.” De Wolf raadt aan om de verschillende documenten thematisch te organiseren. “Wanneer wij een kwaliteitshandboek opstellen of evalueren, werken we steevast volgens dezelfde structuur, met onder meer aankoop, schoonmaak, ongedierte, HACCP, labo, audits … als deeldomeinen. Wordt er een audit doorgevoerd op de schoonmaak, dan hoeft men bijgevolg maar één map te raadplegen. Ook maken we een onderscheid tussen algemene en werkdocumenten, zoals rapporten, ingevulde formulieren … Zij worden in een aparte map, maar volgens eenzelfde thematische structuur bewaard.” Tegelijk is het belangrijk dat in het handboek geen overbodige informatie opgenomen wordt. “Ons basishandboek is zodanig opgesteld dat het voldoet aan alle GFSI-normen, maar uiteraard zijn niet al die regels voor elk bedrijf van toepassing. Voor elk nieuw QA handboek selecteren we dan ook de normen en domeinen die voor het bedrijf in kwestie aan de orde zijn.”

De GFSI-normen zijn evenwel constant in verandering. Dat betekent dat ook een kwaliteitshandboek per definitie veranderlijk is. “Wijzigingen in de betreffende normen moeten in principe meteen in de procedures opgenomen worden. Voor de QA manager is het echter niet altijd eenvoudig om daarvan op de hoogte te zijn. Dankzij het kenniscentrum van KTBA kunnen wij hier evenwel snel op inspelen. Het kenniscentrum past het basishandboek wanneer van toepassing namelijk meteen aan. Dat gebeurt middels een heel duidelijk versiebeheer, zodat we snel kunnen controleren of de versie van de klant nog steeds met de laatste versie overeenstemt en dus up-to-date is. Zo niet, dan passen we de relevante zaken aan en brengen we de QA manager op de hoogte van de aanpassingen en praktische implicaties. Zo kunnen ze gerust zijn dat het kwaliteitshandboek steeds aan de meest recente regelgeving voldoet.”

Uiteraard dienen niet alleen de omschreven procedures conform te zijn; ze dienen ook daadwerkelijk zo geïmplementeerd te worden. “Theorie en praktijk moeten te allen tijde op elkaar afgestemd zijn. Dat geldt ook in de andere richting. Regelmatig zien we immers dat procedures in de praktijk veranderen, maar dat het handboek niet aangepast worden. Dat soort zaken kan bij externe audits tot problemen leiden, en het is dus belangrijk om er bij interne audits voldoende aandacht aan te besteden.” Al start het bovenal met een goede communicatie tussen de betrokken partijen, op alle niveaus. “Het volstaat bijvoorbeeld niet dat de QA manager op de hoogte is van een bepaalde verandering inzake het gebruik van schoonmaakmiddelen. Ook de verantwoordelijke van de betreffende dienst, de schoonmaakploeg zelf én de aankoopdienst moeten deze informatie ontvangen en kunnen raadplegen.”

Het gaat er met andere woorden om dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten. “Papieren versies zijn stilaan verdwenen, maar we zien nog steeds bedrijven die alles in één tekstdocument verzamelen. Erg werkbaar is dat niet, want het betekent dat iedereen in hetzelfde document moet werken en zoeken. Door met een duidelijke mappenstructuur te werken blijft het niet alleen overzichtelijk, maar kan je ook machtigingen gericht aanpassen. Bedrijven hebben bij ons bovendien de keuze: ofwel plaatsen we het handboek op de server, ofwel werken ze via ons online QA-platform. In ieder geval hebben ze ook zelf de controle over het kwaliteitshandboek dat we bij hen implementeren.”