Intelligente QA-Manager arbeiten mit intelligenten Tools

In der Lebensmittelindustrie hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Starke Automatisierung, Industrie 4.0 und strengere Gesetze und Vorschriften haben dazu geführt, dass Qualitätsmanager alle Hände voll zu tun haben, um alles auf Kurs zu halten. Kluge QS-Manager verwenden daher intelligente Tools, die ihnen viel Arbeit abnehmen.

"Die Digitalisierung nimmt in der Lebensmittelindustrie rasant zu. Qualitätsmanager, die nur noch mit Papier und Excel-Listen arbeiten, um den Überblick zu behalten, sind zu Verwaltungsangestellten geworden, wo es doch so wichtig ist, auch in den Betrieben präsent zu sein. Es wird daher immer wichtiger, Prozesse zu digitalisieren. Das entlastet den Qualitätsmanager und kommt der Qualität zugute", sagt Klaartje Eeckhaut. Sie ist Senior Consultant Quality Assurance bei KTBA. Das Unternehmen unterstützt Hersteller und Lieferanten in der Lebensmittelindustrie in den Bereichen Qualität, Sicherheit, Gesetze und Vorschriften. Eeckhaut ist an der Entwicklung des digitalen Programms QA OnLine von KTBA beteiligt. "QA Online ist eine Online-Echtzeit-Qualitätsanwendung, die speziell von und für Qualitätsmanager in der Lebensmittelbranche entwickelt wurde. Das Softwarepaket besteht aus mehreren Modulen: Dokumentenmanagement, Plan-do-check-act, Spezifikationsmanagement und Gefahrenerkennung und Risikoanalyse Rohstoffe."

Verwaltung von Dokumenten 

Eeckhaut erläutert das Modul zur Verwaltung von Dokumenten. "Mit diesem Modul können die Mitarbeiter Dokumente und Berichte online und in Echtzeit verwalten, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Vor allem, wenn man von zu Hause aus arbeiten muss, wie während der Corona-Krise, ist dies eine praktische Option. Jeder Mitarbeiter, der sich in das System einloggt, sieht ein persönliches Dashboard mit Aktionen, Dokumenten und Berichten, während ein Workflow dafür sorgt, dass Dokumente automatisch die richtige Person zur Genehmigung und Unterschrift erreichen. In das System ist auch eine Rechtestruktur eingebaut, so dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können. Das Dashboard zeigt auch an, wann bestimmte Zertifikate ablaufen. "Das kann eine enorme Zeitersparnis sein. Die regelmäßige Überprüfung, ob alle Dokumente noch aktuell sind, insbesondere bei Audits, entfällt. Das System benachrichtigt Sie automatisch, wenn Dokumente in absehbarer Zeit ablaufen."

Planen-Durchführen-Kontrollieren-Handeln

Ein zweites Modul ist Plan-Do-Check-Act. "Es bietet einen Überblick darüber, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und was sonst noch geplant ist. Jede Maßnahme ist mit einer verantwortlichen Person verknüpft und ihr Status ist ebenfalls klar. So wissen alle Beteiligten, was wann und von wem noch zu erledigen ist. Der Qualitätsbeauftragte behält so immer die Kontrolle über alle Maßnahmen".

Wachstum und Entwicklung

Auch QA Online wächst weiter. "Wir stehen in ständigem Kontakt mit unseren Beratern und Kunden. Wir ermitteln Wünsche für zusätzliche Erweiterungen, damit wir QA Online noch weiter verbessern können. Zum Beispiel hat das Feedback zur Entwicklung des Moduls Spezifikationsmanagement geführt. In diesem Modul können Sie auf Basis einer großen Zutaten-Datenbank Rohstoffdaten eingeben, Rezepte erstellen und automatische Nährwertberechnungen vornehmen sowie Lieferantenzertifikate verwalten. Auf diese Weise wird der gesamte Prozess vom Rohstofflieferanten bis zur endgültigen Produktspezifikation transparent. Das Modul zur Lieferantenbewertung wird möglicherweise noch vor Ende des Jahres hinzugefügt. Wir suchen ständig das Feedback des Marktes und halten so mit den neuesten Trends und Entwicklungen Schritt."

Unverzichtbar

Der Lebensmittelsektor steht dem System sehr positiv gegenüber, bemerkt Eeckhaut. "Qualitätsmanager erkennen, dass sie sehr einfach den Überblick in einem System behalten können, was die Belastung durch menschliche Fehler reduziert. Das führt zu einer enormen Zeitersparnis." 

Investition

Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements erfordert zwar eine Investition. "Die Investitionskosten für das System werden sich durch den Zeitgewinn schnell amortisieren. Aber wie bei jedem Digitalisierungsprojekt muss man am Anfang Zeit für die Umsetzung einplanen." Eeckhaut empfiehlt daher ein schrittweises Vorgehen. "Wählen Sie für den Anfang ein Modul, damit alles überschaubar bleibt. Nach der Implementierung eines Moduls bleibt ein QS-Online-Spezialist Ansprechpartner bei Fragen, damit die Unternehmen schnell die Vorteile des Systems nutzen können."