Was kann RPA für Sie tun?

Im Zeitalter der Digitalisierung ist Software der König. Die am schnellsten wachsende Software fällt laut einer Gartner-Studie unter die Rubrik Robotic Process Automation (RPA). Stellen Sie sich einen virtuellen Roboter vor, der die sich am meisten wiederholenden Verwaltungsaufgaben übernehmen kann. Im Finanzsektor setzt sich RPA allmählich durch, aber auch in der Produktion können sie einen Mehrwert schaffen. Vor allem in der Lebensmittelindustrie, wo hinter jedem Produkt ein Berg von Informationen steht.

Physikalische Roboter haben die Arbeitswelt bereits verändert. Jetzt ist es an den Software-Robotern, das Gleiche in der Fertigung zu tun. RPa ist eine Softwaretechnologie, die es ermöglicht, Software-Roboter zu bauen, einzusetzen und zu verwalten, die menschliche Handlungen nachahmen und mit digitalen Systemen und Software interagieren. Wie Menschen können Softwareroboter verstehen, was auf einem Bildschirm angezeigt wird, die richtigen Tasten auf der Tastatur drücken, durch Systeme navigieren, Daten identifizieren und extrahieren und eine Vielzahl von definierten Aktionen ausführen. Wo liegt also der Unterschied? Softwareroboter erledigen ihre Aufgaben schneller und konsequenter als Menschen, sie halten sich an die Vorschriften und brauchen auch keine Kaffeepause. 

Vorteile von RPA

RPA ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und dadurch kostengünstiger, flexibler und reaktionsschneller zu werden. Softwareroboter übernehmen sich wiederholende, geringwertige Aufgaben wie das Einloggen in Anwendungen und Systeme, das Verschieben von Dateien und Ordnern, das Extrahieren, Kopieren und Wiedereinfügen von Daten an anderer Stelle, das Ausfüllen von Forenformularen und das Ausfüllen von Routineanalysen und -berichten. Wenn diese sich wiederholenden Aufgaben von Software-Robotern übernommen werden, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die sie am besten können und die ihnen mehr Freude bereiten: Innovation, Zusammenarbeit, Kreativität und Interaktion mit Kunden. Also mehr wissensbasierte Aufgaben oder kreative Aufgaben mit höherem Mehrwert. Das ist nicht nur ein Gewinn für die Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen, da Produktivität, Effizienz und Widerstandsfähigkeit steigen. 

RPA in der Produktion

Die Stärke von RPA macht sich also vor allem in der Verwaltung bemerkbar. Folglich fand diese Art der Automatisierung zunächst ihren Weg in andere Sektoren, wie z. B. den Finanzsektor. Aber auch in der Produktion gibt es inzwischen genügend Anwendungen, in denen die Technologie einen Mehrwert schaffen kann. Schließlich gibt es Möglichkeiten für RPA in der Forschung und Entwicklung, im Betrieb, im Lieferkettenmanagement, in der Mitarbeiterproduktivität ... Insbesondere die Kombination mit künstlicher Intelligenz und IoT-Anwendungen ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss in der gesamten Produktion, der wiederum zu besseren Erkenntnissen führen kann. Die offensichtlichsten Vorteile in der Produktion sind eine schnellere Markteinführung (bis zu 90%), ein höherer Output (bis zu 200%) und niedrigere Kosten (bis zu 40%).

Wie funktioniert das?

RPA-Software-Roboter können zum einen völlig selbstständig arbeiten. Dies wird als unbeaufsichtigte RPA bezeichnet, die sich als besonders interessant für Arbeiten erweisen kann, bei denen es um das Sammeln, Sortieren, Analysieren und Weiterleiten eines ganzen Berges von Daten und Informationen geht. Daneben gibt es bediente RPAs. Benutzer können diese Software-Roboter aktivieren, damit sie eine Reihe von einfachen Aktionen autonom und schnell durchführen, während sie sich ohne weiteres auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Dies kann zum Beispiel bei Kontrollprozessen von Interesse sein, bei denen der Mitarbeiter zusätzliche Informationen hinzufügen oder die Eingabedaten validieren muss.

Wie man anfängt

Um eine erfolgreiche RPA-Implementierung zu erreichen, muss zunächst zwischen Aufgabenautomatisierung und Prozessautomatisierung unterschieden werden. RPA funktioniert am besten, wenn es sich um Standardprozesse handelt, die für jeden Mitarbeiter im Unternehmen gleich sind. Sie müssen auch nicht gleich den gesamten Prozess automatisieren. Die ersten 70-80% sind oft leicht zu bewältigen. Die letzten paar Prozentpunkte sind komplexer und zeitaufwändiger, so dass sich dies vielleicht erübrigt. Gehen Sie außerdem immer von einer Problemanalyse aus. Schätzen Sie die Komplexität der Datenverarbeitung richtig ein. Denn davon hängt ab, welche Ressourcen für die Realisierung des Software-Roboters benötigt werden und wie hoch der endgültige Ertrag sein wird. Es ist wichtig, daran zu denken, dass RPA keine großen Budgets oder Vorlaufzeiten erfordert. Das macht sie zu einer interessanten Alternative für nicht vorhandenen oder komplex zu realisierenden Datenaustausch. Aber je mehr Software-Roboter Sie einsetzen, desto komplexer wird das Management. Kümmern Sie sich in diesem Fall um die notwendige Pflege nach der Implementierung.    

Wann ist RPA genau das, was Sie brauchen? 

RPA eignet sich ideal für Prozesse, die:

• Befolgung spezifischer Regeln
• Standardmäßig eine niedrige Ausnahmerate haben und bekannte Datenquellen und -ziele verwenden
• Sie sind arbeitsintensiv und zeichnen sich durch eine hohe Einsatzhäufigkeit aus.
• eine elektronische oder maschinenlesbare Eingabe haben
• Ein großer Spielraum für Fehler
• muss rund um die Uhr und pünktlich durchgeführt werden