Begin met het aanpassen van de bedrijfscultuur aan een digitale economie. Papier en pen moeten waar mogelijk vervangen worden door digitale werkmethodes.

Voor de meeste voedingsbedrijven is het onmogelijk om hun manier van zaken doen van de ene dag op de andere volledig ondersteboven te gooien. Dat is ook niet wat Industrie 4.0 van u vraagt. Werk maken van digitalisering wil zeggen dat de continuïteit in bedrijfsvoering de hele tijd gegarandeerd blijft. Vooraleer de transformatie kan beginnen is het dan ook goed om in te schatten hoe digitaal matuur uw bedrijf al is. Dan weet u meteen ook op welke werkgebieden u in de eerste plaats kan focussen. Dat is de basis voor alle stappen die volgen in uw transformatieproces, zowel voor bedrijven die van nul beginnen, als voor zij die reeds enige vooruitgang geboekt hebben.

Kmo’s zijn per definitie beperkt in het budget en de tijd die ze kunnen vrijmaken voor een digitale transformatie. De sleutel tot succes is dan ook vereenvoudiging, waarbij men telkens een zichtbaar en meetbaar doel voor ogen houdt. Het is van belang om een gestructureerde benadering uit te werken die in de eerste plaats focust op vier domeinen: relatie met de klant, vereisten voor de medewerkers, optimalisering van de workflow en innovatieve businessmodellen. Andere zaken zoals het behouden van kennis en wat er nodig is om de cyberveiligheid te garanderen, kunnen hier dan gradueel in verweven worden. Men kan op twee manieren tewerk gaan. Als er al voldoende digitale affiniteit aanwezig is, kan men het transformatieproces van binnen naar buiten aanvatten. Maar wanneer de juiste skill set daarvoor ontbreekt, kan u gaan aankloppen bij technologiebedrijven, federaties of organisaties of een beroep doen op de expertise van consultants. Heel wat kennisinstellingen hebben intussen voldoende ervaring met hoe de toepassing van data-analyse voor toegevoegde waarde kan zorgen. 

Daarbij moet verder gekeken worden dan het productieproces zelf. Hoe ver staan de klanten al in digitalisering? Wat verwachten zij van hun dienstverleners? Werken leveranciers al digitaal? Hoe aantrekkelijk is mijn werkomgeving voor medewerkers? Hoe ver staan mijn concurrenten? Plukken zij al de voordelen van digitalisering? Maar hou voor ogen dat de verbinding met de digitale wereld bovenal gestructureerd moet verlopen. Zo niet dreigt het te complex te worden. Vandaar het belang van een digitale roadmap die het beste vertrekt vanuit die domeinen waar de nood aan actie het grootst is. Men moet zich vooral heel veel vragen stellen en de juiste antwoorden erop vinden. Deze zullen de ruggengraat vormen van de roadmap. Digitale transformatie mag geen gewelddadige interventie worden die de manier van zaken doen omver gooit. Het gaat om plannen en strategisch denken om aanwezige skills te verbinden met de waarden en succesmodellen van de digitale wereld. In elke industrie zijn er reeds bedrijven die de vruchten plukken. Daarom is het van belang om het transformatieproces aan te vatten.    

Het is essentieel dat het pad naar digitale transformatie zo eenvoudig mogelijk eruit ziet. Kies daarom voor drie kleine stappen. Begin met het aanpassen van de bedrijfscultuur aan een digitale economie. Papier en pen moeten waar mogelijk vervangen worden door digitale werkmethodes. Door kennis over technische aspecten, klanten en bestellingen digitaal te borgen, kan men gradueel een minder hiërarchische structuur creëren. Data worden dan immers beschikbaar doorheen het bedrijf, waardoor grenzen kunnen vervagen. Een tweede stap is het aanpassen van de bedrijfsstructuur. Alle processen moeten herbekeken worden in functie van hun consequentie en hun efficiëntie. Door ze digitaal te ondersteunen kan de organisatie eenvoudiger, kunnen fouten vermeden worden en kan er meer tijd besteed worden aan de corebusiness. Belangrijk daarbij is het digitaal opslaan en analyseren van data om een voortdurend overzicht te hebben van het bedrijf. Training zal ook cruciaal zijn om er voor te zorgen dat uw medewerkers het tempo van de digitale transformatie kunnen bijhouden. De derde stap dan is het aanpassen en upgraden van de aanwezige IT, hetzij intern, hetzij extern. Het is zaak ervoor te zorgen dat de digitale tools die nodig zijn om de nieuwe werkmethodes en -processen in de praktijk toe te passen, aanwezig zijn. 

Digitalisering zal pas succesvol zijn als men alle neuzen in dezelfde richting krijgt. Uw medewerkers moeten digitalisering actief en met open armen verwelkomen op de werkvloer. Bekijk samen met uw HR-verantwoordelijke en uw medewerkers hoe dit het beste kan worden aangepakt. Technologie is in digitalisering eigenlijk maar het middel tot een doel en hoeft niet noodzakelijkerwijs de prioriteit te krijgen. Kijk ook naar succesvolle voorbeelden van digitalisering, maar ook naar de mislukkingen. Ideeën en inspiratie van anderen kunnen helpen om de eigen procedures en het eigen kompas te versterken. Maar niet alles zal één op één kunnen worden omgezet. Sommige zijn eigen aan een bepaalde industrietak of aan een bepaalde schaalgrootte. Ten slotte mag de (cyber)veiligheid niet uit het oog verloren worden. Louter een firewall en antivirussoftware zullen niet langer volstaan. De data die uw digitaliseringsproces zal opleveren zijn een kostbaar goed. Ga er bewust mee om en maak verstandig gebruik van beschikbare digitale tools.