Tagarchief: KTBA

De evolutie van QA naar BA

10 november 2022

Het takenpakket van de QA-manager wordt steeds breder. Naast beheersing van de kwaliteit heeft de QA-manager ook te maken met milieu, arbo, voedselfraude en –integriteit, food defense, de logistieke keten, MVO, bedrijfsoptimalisatie … De QA-manager schuift daardoor steeds meer op richting BA oftewel Business Assurance manager. Geert-Jan Rens, Senior Consultant Business Assurance en Lotte Schrauwen, Senior Consultant en Trainer bij KTBA, a Mérieux NutriSciences Company lichten deze evolutie toe.

In toenemende mate worden bedrijven geconfronteerd met hogere eisen en verwachtingen van hun belangrijkste stakeholders. Ze verwachten van bedrijven dat ze hun verantwoordelijkheden kennen én nemen en de QA-manager speelt daarbij een steeds belangrijkere rol. “Kijk je puur naar het QA-gedeelte, dan gaat het over de implementatie van kwaliteitssystemen, procedures en werkafspraken met betrekking tot voedselveiligheid en -kwaliteit, het uitvoeren van interne audits, enzovoort. Maar daar stopt het niet. Ook bij strategische projecten speelt de QA-manager in toenemende mate een belangrijke rol. Dan gaat het niet alleen over kwaliteit-voedselveiligheid, maar over alle verbeteraspecten van het bedrijf. QA wordt steeds meer geïntegreerd in het grotere geheel waardoor het zich ontwikkelt naar BA”, zegt Schrauwen.

Lotte Schrauwen, Senior Consultant en Trainer bij KTBA

Transparante keten

Twee thema’s die de laatste tijd aan belang winnen zijn voedselfraude en food defense, gaat ze verder. “Alle frauderisico’s van het product én de supply chain moeten in kaart worden gebracht en beheerst. Het besef groeit daarbij dat bedrijven niet altijd alles zelf onder controle kunnen hebben aangezien er ook externe factoren invloed kunnen hebben op de kwaliteit en voedselveiligheid. Toch is het streven om ook de keten zo transparant mogelijk in beeld te hebben om de kwaliteit te kunnen blijven garanderen. Digitalisering en datamanagement worden daarom veel belangrijker.”

Datakwaliteit

“Dit besef is ook ten volle aanwezig bij bedrijven”, vult collega Rens aan. “Ik heb wel eens in een presentatie als stelling naar voren gebracht dat de datakwaliteit van een product net zo belangrijk is als de kwaliteit van een product zelf. Het publiek bleek het hier helemaal mee eens te zijn. Dat was jaren geleden nog anders. Dankzij betrouwbare datakwaliteit en de uitwisseling van gegevens ben je als bedrijf tegenwoordig veel beter in staat om op de markt te reageren. Het leidt tot een hogere productkwaliteit, meer transparantie in de keten en een betere integratie van de processen in een groter geheel.”

Senior management

Schrauwen: “Wanneer je inzicht heb in je data, weet je bovendien waar je als bedrijf staat en kun je van daaruit je procesverbeteringen doorvoeren en je verbetermanagement toepassen. De QA-manager kent het bedrijf door en door omdat de kwaliteit in het hele bedrijf zit. Hij is daarom een goede gesprekspartner om bedrijfsbrede verbeterprocessen met het senior management mee vorm te geven. En krijg je het senior management mee, dan zal de hele organisatie mee evolueren om de kwaliteit- voedselveiligheid naar een hoger niveau te tillen.”

Cultuur en bedrijfsvoering

De complexiteit neemt door de integrale aanpak dus toe waardoor Quality Assurance zich ontwikkelt tot Business Assurance. Rens: “Doordat verschillende aspecten in de bedrijfsvoering met elkaar zijn verbonden en je meer integraal kijkt naar kwaliteit, wordt het mogelijk complexer. Maar wat complex is, hoeft niet noodzakelijk moeilijk te zijn. Er zijn diverse methodes en technieken die duidelijkheid kunnen scheppen en zorgen voor beter inzicht en transparantie. Daarnaast hoef je als bedrijf ook niet alles alleen te doen. Sommige bedrijven nemen de handschoen zelf op, andere bedrijven kiezen voor externe ondersteuning.” Schrauwen voegt toe: “Zelf komen we als KTBA bij veel bedrijven in diverse sectoren over de vloer. Hierdoor kunnen we de best practices meenemen en bedrijven prikkelen om hun eigen bedrijfsprocessen eens door een andere bril te bekijken. We kunnen kennis toevoegen die binnen een bedrijf bijvoorbeeld vanwege de omvang niet aanwezig is. Als bedrijf focus je je namelijk op je corebusiness. Door een beroep te doen op externe partijen kun je je blik verruimen en krijg je inzichten in andere werkwijzen en aanpakken om zaken mogelijk op een andere – betere – manier vorm te geven.”

Vier strategieën in de strijd om QA personeel

Lees het gehele artikel

10 oktober 2022

Steeds meer voedingsbedrijven ervaren moeilijkheden om het juiste QA personeel aan te trekken of, op z’n minst, te houden. Terwijl de vacatures openstaan, dreigt niet alleen de focus op kwaliteit en voedselveiligheid te verslappen, maar groeit ook de kloof die potentiële kandidaten bij aanvang moeten overbruggen. “Er moet dringend in QA personeel geïnvesteerd worden”, klinkt het bij KTBA. Al hebben managing director Kobe van Looy en regiomanagers Lien Thoen en Valerie Vanhove het daarbij niet noodzakelijk over een financiële vergoeding.

Er woedt een heuse war on talent. Veel potentiële kandidaten voor een QA positie zijn er immers niet, terwijl de nood aan die profielen onder invloed van strengere normen net gestaag toeneemt. “Het gevolg is dat de druk op zowel de voedingsbedrijven als het personeel toeneemt”, aldus Kobe van Looy. “Ondervinden medewerkers daarbij onvoldoende steun van hun werkgever, dan zullen ze snel andere oorden opzoeken. Uiteindelijk komen we zo in een vicieuze cirkel terecht.” Om de neerwaartse spiraal van personeelstekort te doorbreken, ziet KTBA verschillende mogelijkheden. Zowel het eigen engagement als dat van de sector is doorslaggevend.

Toon de dagelijkse praktijk

Van Looy start aan de basis. “Studenten zijn onvoldoende op de hoogte van wat een QA manager precies doet. Meer zelfs, in heel wat relevante opleidingen wordt er simpelweg te weinig over gesproken. Studenten weten niet dat het tot de mogelijkheden behoort, en zij die het wel weten hebben vaak een vertekend beeld. Ze denken bijvoorbeeld dat het een zuiver theoretisch beroep is.” “Compleet onterecht”, valt Lien Thoen bij, “want als QA manager sta je met twee voeten in de praktijk. Je krijgt een grote verantwoordelijkheid en er is veel variatie. Wie op een kwaliteitsafdeling stage loopt, merkt dat meteen. Daarom sporen we voedingsbedrijven aan om zoveel mogelijk in te tekenen op stagetrajecten.”

Wordt een vacature niet meteen ingevuld, dan kan KTBA de continuïteit in de tussenperiode opvolgen en waarborgen.

Investeer in opleiding

Een opleiding in het hoger onderwijs is evenwel maar het begin. Thoen: “De kwaliteitseisen in de voedingssector zijn zodanig streng en veelzijdig dat een QA manager heel wat kennis en kunde nodig heeft. Hij moet als het ware een duizendpoot zijn die weet heeft van zowel voedselveiligheid als duurzaamheid, etikettering en digitalisering. Om nog maar te zwijgen van de inherente veranderlijkheid van al die normen.” Wie mee wil evolueren met de markt, kan dus niet anders dan zich regelmatig bij te scholen. “Helaas zijn er maar weinig QA managers die daar effectief de kans toe krijgen. Het is aan de voedingsbedrijven om daar ruimte voor te scheppen en te investeren in opleidingen voor hun personeel.”

Benut de juiste kennis en tools

Toch bestaat er niet zoiets als dé complete QA manager. Van Looy: “Het heeft geen enkele zin om op zoek te gaan naar iemand die al die gespecialiseerde kennis machtig is. Die bestaat niet. Maar je hebt ook niet elke dag al die kennis nodig. Soms volstaat het om bericht en ondersteuning te krijgen wanneer er daadwerkelijk iets verandert. Dat is bijvoorbeeld de taak van ons kenniscentrum, opdat de QA manager zelf op de werkvloer kan blijven staan.” “Daarnaast stellen we steeds meer tools ter beschikking om de efficiëntie op het terrein te verhogen”, voegt Thoen nog toe. “Denk aan digitale inspectierapporten en databases. Zo’n zaken sparen een QA manager snel heel wat typ- en opzoekwerk uit en verlichten dus opnieuw de druk op zijn schouders.”

Garandeer de continuïteit

Valt de QA manager toch weg en wordt de vacature niet meteen ingevuld? Dan is het volgens Valerie Vanhove vooral zaak om de continuïteit te waarborgen. “Laat je de taken liggen, dan komen niet alleen veiligheid en kwaliteit in het gedrang, maar bouw je in veel gevallen ook een achterstand op. Voor een nieuwe werknemer is dat geen optimale start, en wanneer de kloof te groot is loop je het risico dat hij afhaakt.” De verantwoordelijkheid tijdelijk op andere personeelsleden afschuiven heeft evenmin zin. “Enerzijds omdat ze vaak niet over de juiste kennis beschikken, anderzijds omdat de werkdruk zo opnieuw oploopt. Dan besteed je de rol beter even aan een gespecialiseerde partner uit. KTBA heeft tientallen consultants in dienst die in dergelijke gevallen flexibel ingezet kunnen worden en alles opvolgen. Zo zorg je niet alleen voor je huidig, maar ook voor je toekomstig personeel.”

Verscherpte onafhankelijke blik helpt grip te krijgen op voedselveiligheid

Lees het gehele artikel

14 juni 2022

Auditing is een vaste waarde in de voedselverwerkende industrie. Om aan bepaalde normen te voldoen, wordt elk voedingsbedrijf namelijk wel geconfronteerd met regelmatige – doorgaans jaarlijkse – verplichte audits door een geaccrediteerd CI of Certificerende Instelling. Maar het loont ook om voorbij die verplichting te kijken. Kobe Van Looy, managing director bij KTBA, legt uit waarom, waarvoor en wanneer.

Alvorens in te gaan op de belangrijkste drijfveren voor extra auditing, benadrukt Van Looy een belangrijk onderscheid: “We spreken over interne audits enerzijds en leveranciersaudits anderzijds. De eerste hebben een eerder vrijwillig karakter en komen er op initiatief van het bedrijf zelf; bij de tweede groep gaat het om bedrijven die hun leveranciers aan een audit onderwerpen. Daarvoor worden in principe afspraken gemaakt in het lastenboek, in de vorm van een auditprotocol.”

Reputatie als centrale drijfveer

Waarom zo’n extra audits precies interessant zijn, is een meervoudig verhaal. “In de eerste plaats hangt er zelfs bij interne audits nog een zekere verplichting aan vast, in die zin dat verschillende normen, waaronder BRC, IFS en FSSC22000, ook een intern auditingplan vereisen. Daarnaast zijn interne audits een goede voorbereiding op de officiële controle. Op die manier worden non-conformiteiten namelijk voortijdig geïdentificeerd en aangepakt en komt de certificering niet in het gedrang. Ten derde kan je een interne audit beschouwen als een manier om de eigen werking te optimaliseren. Een leveranciersaudit doe je dan weer vooral om de betrouwbaarheid van je partners of leveranciers te controleren.” Waar het in beide gevallen uiteindelijk om draait, is evenwel hetzelfde: reputatie. “Er heerst een zekere angst voor reputatieschade. In de praktijk blijkt namelijk dat een certificering nooit een volledige garantie biedt; de normen dekken alleen de globale zaken af. Dat kan een bedrijf duur te staan komen. Door extra audits te organiseren, intern of extern, kunnen zo’n zaken beter vermeden worden.”

Kobe Van Looy, Managing Director bij KTBA.

Een dynamisch gegeven

Van Looy ziet vandaag een groeiende vraag naar microbiologische en chemische analyses. Ook etikettering en het sourcingbeleid voor nieuwe leveranciers staan, in het licht van de grondstoffenschaarste, hoog op de agenda. “Auditing is een dynamisch gegeven. Elk jaar zijn er andere focuspunten, die mee evolueren met trends en tendensen in de markt. Neem daarbij de grote diversiteit aan bedrijven, en het wordt duidelijk dat er niet zomaar één draaiboek is. Elk bedrijf vraagt een eigen auditingplan, afgestemd op zijn noden en verwachtingen.” Een goed oriënterend gesprek ligt aan de basis van zo’n plan, maar ook regelmaat is een sleutel tot succes. “Doe je eenmaal per jaar een globale audit, dan weet je dat er minder ruimte is voor diepgang en dat je enkel het laaghangend fruit zal plukken. Ga je daarentegen een maandelijks of tweemaandelijks engagement aan, dan kunnen verschillende deelaspecten tot op het bot geanalyseerd worden. Bovendien laat het toe om eerst een globaal beeld te vormen en dat in verdere audits, naargelang de geïdentificeerde pijnpunten, te finetunen.”

Het voordeel van een externe partner

Terwijl verplichte audits enkel door een CI uitgevoerd mogen worden, kunnen voor extra audits zowel interne als externe partijen ingeschakeld worden. “In wezen kan de QA manager van het bedrijf dergelijke taken op zich nemen. In veel gevallen ontbreken hiervoor echter de tijd en/of competenties, en is het interessanter om met een externe partner in zee te gaan en zo bedrijfsblindheid uit te sluiten.” Ook inhoudelijk is dat volgens Van Looy de slimste zet. “Bedrijven zoals KTBA zijn gespecialiseerd in dergelijke audits. Wij doen dit op dagelijkse basis en bij talrijke bedrijven. Daardoor zijn we niet alleen perfect op de hoogte van de verschillende trends en ontwikkelingen, maar zien we ook heel wat verschillende aanpakken. We weten met andere woorden welke zaken aan een audit onderworpen moeten worden en kunnen advies geven over mogelijke oplossingen en best practices.” Specifiek voor de leveranciersaudits kan een globale partner interessant zijn. “Sommige bedrijven werken met een heel internationaal arsenaal aan leveranciers. Dan is het niet altijd eenvoudig om die grondig en met regelmaat te auditen. Dankzij onze positie binnen Mérieux NutriSciences hebben wij, onder het motto ‘local care with a global reach’, wel die mondiale slagkracht. Niet alleen in Europa, maar ook in Azië, Amerika en het Midden-Oosten kunnen we onze lokale collega’s op pad sturen. Zij kennen de normen, gebruiken, taal en manier van werken. Zo kunnen we snel en gericht schakelen.”

De Eco-score is bezig aan een opmars

Lees het gehele artikel

21 maart 2022

Consumenten willen steeds vaker een verantwoorde keuze maken bij de aanschaf van producten. De Nutri-score is al redelijk goed ingeburgerd terwijl de Eco-score bezig is aan een opmars. “Het zal van de voedingsmiddelenindustrie de komende jaren volop de aandacht vragen”, zegt Liesbet Onghena van KTBA.

De Nutri-score is een voedselkeuzelogo dat de consument helpt bij het maken van gezondere keuzes. “Het is nog geen wettelijke verplichting, maar het is wel verstandig om na te gaan wat de Nutri-Score voor producenten kan betekenen. Consumenten worden zich steeds bewuster van hun eigen gezondheid en zullen de Nutri-score met groeiende interesse bekijken en meenemen in hun koopbeslissing. Producenten kunnen op hun beurt hun producten met dit label positiever positioneren ten opzichte van soortgelijke producten van concurrenten”, zegt Liesbet Onghena, consultant LabelCompliance bij KTBA. Het bedrijf ondersteunt producenten en toeleveranciers in de levensmiddelenindustrie op het gebied van kwaliteit, veiligheid, wet- en regelgeving. “Wij begeleiden bedrijven onder meer in hoe ze deze score kunnen verbeteren. Zo zitten een aantal ingrediënten mogelijk net op de grens van een goede of nog betere score. Samen met onze klant kijken we hoe met minimale inspanningen een betere score kan worden gerealiseerd.”

De gezondheid van de planeet

Niet alleen de interesse in de Nutri-score groeit. “Consumenten zijn zich niet alleen bewuster van hun eigen gezondheid, maar ook van de gezondheid van de planeet”, zegt Onghena. “De transparantie vanuit voedselproducenten richting consumenten met betrekking tot duurzaamheid wordt steeds belangrijker. Vandaar dat de aandacht voor en interesse in de Eco-score, de score om de ecologische impact van een voedingsmiddel aan te duiden, groeit. Zowel bij consumenten, retailers alsook producenten. ”

Liesbet Onghena: “Wij begeleiden bedrijven onder meer in hoe ze de Nutri-score kunnen verbeteren.”

Eco-score

De Eco-score lijkt op de Nutri-score, met vijf labels (A – E). Het brengt de volledige milieu-impact van een voedingsmiddel in kaart. “De Eco-score is gebaseerd op de LCA oftewel de impact van het product op het milieu tijdens zijn levenscyclus. Daarnaast kunnen plus- dan wel minpunten aan een product worden toegevoegd op basis van toegekende certificaten zoals fairtrade en bio, de herkomst van de ingrediënten, de gevolgen voor de biodiversiteit en ecosystemen en de verpakking.” Dit laatste punt – verpakking – is voor veel producenten een aandachtspunt. “Bij de verpakking is zowel de upstream (hoe het is gemaakt) als de downstream (hoe het is te recycleren) belangrijk. Bedrijven zijn hiervoor sterk afhankelijk van hun leverancier. Ze zullen de informatie bij hen moeten opvragen om meer inzicht te krijgen in de milieu-impact ervan.”

Benodigde informatie

“Het benodigde info verzamelen om een Eco-score berekening te kunnen maken is niet altijd eenvoudig”, stelt Onghena. “Veel bedrijven zijn nog zoekende. Wat moet je bijvoorbeeld doen als bepaalde informatie niet beschikbaar is? Hoe ver in de keten moet je terug gaan om de milieu-impact vast te kunnen stellen? Wie binnen het bedrijf verzamelt de benodigde informatie? Vaak zijn er diverse afdelingen betrokken bij de deelaspecten die invloed hebben op de Eco-score. Dit maakt het voor producenten soms minder aantrekkelijk om ermee te starten.” Toch is nu in actie komen sterk aanbevolen. “Er is in België inmiddels al een retailer gestart met de Eco-score en naar verwachting zullen er meer volgen. Daarnaast wordt de wet- en regelgeving steeds strenger. Wordt het logo grootschaliger ingevoerd, dan kan dit leiden tot concurrentie tussen voedselproducerende bedrijven. Wie er nu al over nadenkt, kan alvast enige stappen zetten om zaken anders aan te pakken. De Eco-score verbeteren is vaak een traject van lange adem.” Onghena geeft een voorbeeld: “Als blijkt dat de verpakking van een levensmiddel een te grote impact heeft op het milieu, zul je als bedrijf moeten overwegen om een milieuvriendelijker alternatief te kiezen. Dit betekent gesprekken met andere/nieuwe leveranciers, nagaan welke impact andere verpakking heeft op je kosten, product, productieprocessen, logistiek … Kortom, de Eco-score is in ontwikkeling en zal de voedingsmiddelenindustrie de komende jaren volop bezig houden. KTBA kan bedrijven in dit traject uiteraard ondersteunen.”

Strengere aanpak voor misleidende labels

Lees het gehele artikel

20 december 2021

De Europese verordening 1169/2011, ook gekend als de FIC of Food Information to Consumers, bestaat tien jaar. Sinds 2011 beschrijft en reguleert ze aan welke eisen de labels van voorverpakte voedingsmiddelen moeten voldoen. Hoewel Liesbet Onghena, LabelCompliance Consultant bij KTBA, niet meteen grote veranderingen in de regelgeving als dusdanig verwacht, ziet ze wel dat de accenten bij controles gaandeweg verschuiven. Dat zal van de producenten op verschillende vlakken verscherpte aandacht vergen.

Het etiket is de centrale informatiebron voor de consument. Het spreekt dan ook voor zich dat het gepaste gegevens moet verstrekken over de inhoud van de verpakking, de specifieke ingrediënten, eventuele allergenen en de houdbaarheid. Dat gebeurt letterlijk, via de ingrediëntendeclaratie en de voedingswaardentabel, maar ook onrechtstreeks via afbeeldingen, slogans en extra labels. De Europese verordening 1169/2011 spreekt zich, net als heel wat nationale en productspecifieke normen, uit over beide zaken.

Twee risico’s

Fouten op een label kunnen verschillende vormen aannemen en bijgevolg ook verschillende gevolgen hebben. “Wordt er een verkeerde houdbaarheidsdatum meegegeven of een bepaald allergeen niet op de verpakking vermeld, dan kan dat aanleiding geven tot potentieel grote gezondheidsrisico’s voor de consument en bijgevolg zware verliezen voor de fabrikant, zowel financieel als qua reputatie. Andere missers, zoals een verkeerde volgorde van ingrediënten, een foute Nutri-Score of een misleidende foto, zijn minder levensbedreigend van aard. Echter, het gaat nog steeds om fouten tegen de regelgeving, die als gevolg hebben dat producten uit de rekken gehaald moeten worden en ook alle voorgedrukte verpakkingen – en dat gaat soms over enorme voorraden – vernietigd en opnieuw gedrukt moeten worden. Dat zal de fabrikant nog steeds met een zware financiële kater opzadelen.”

Liesbet Onghena, LabelCompliance Consultant KTBA.

Fouten voorkomen

Teneinde fouten te voorkomen, is volgens Onghena aandacht op verschillende niveaus nodig. “Wat de formele eisen voor het label betreft, hanteren we bij KTBA steevast het vierogenprincipe. Dat betekent dat elk etiket onafhankelijk door twee personen op conformiteit gecontroleerd wordt. Sinds we onderdeel uitmaken van de internationale Mérieux NutriSciences groep kunnen we daarenboven op extra ondersteuning rekenen voor zowel vertalingen als specifieke nationale regelgeving.” Als externe partij kan KTBA evenwel geen controle uitvoeren op de precieze inhoud van de verpakking. Daarvoor is vooral de communicatie tussen verschillende afdelingen bij de fabrikant van groot belang. “Wanneer de productontwikkelaar een aanpassing doorvoert aan de receptuur, is het essentieel dat hij ook degene die de labels ontwerpt daarvan op de hoogte brengt. Hetzelfde geldt wanneer een product plots op een andere productielijn gebracht wordt, waar bijvoorbeeld risico op kruisbesmetting bestaat. En tegelijk moeten ook marketingdiensten voldoende bewust worden gemaakt van de regelgeving, zodat zij zich niet – bewust of onbewust – bezondigen aan misleidende slogans of visuals.”

Grijze zone

Dat laatste zal volgens Onghena overigens alsmaar strenger afgestraft worden. “Het is de wetgevers niet ontgaan dat de strenge blik waarmee houdbaarheidsdata en allergenen gecontroleerd worden, al eens durft te verdwijnen wanneer het gaat over zaken die een invloed hebben op de marketing van een product, zoals afbeeldingen maar bijvoorbeeld ook zaken zoals het clean label of de Nutri-Score. Daar zal in de toekomst dan ook alsmaar strenger op gecontroleerd worden.” Al geeft Onghena toe dat er zeker in de regels rond het clean label en de Nutri-Score nog een zekere grijze zone bestaat. “Zo staat het momenteel nog ter discussie of plantenextracten, wanneer zij als functiemiddel gebruikt worden, binnen het clean label aanvaard worden of niet. Verschillende fabrikanten meten zich het label daarom al aan, maar de verwachting is dat Europa daar in 2022 duidelijke voorschriften rond zal publiceren, zodat ook de handhaving aangescherpt kan worden.” Bij de Nutri-Score, die overigens niet verplicht is, is het vooral de berekeningswijze die voor discussie kan zorgen. “De afrondingsregels die traditioneel gelden voor de voedingswaardetabel zijn hier niet van kracht, met als gevolg dat de berekening soms net een betere Nutri-Score kan opleveren. Wanneer het FAVV die score op basis van de voedingswaardetabel controleert, zal de discrepantie evenwel duidelijk worden. Ik raad fabrikanten daarom altijd aan om de berekening te doen met de afgeronde waardes. Wil je toch een betere score halen, dan is het vooral zaak je receptuur aan te passen. Het is een cliché, maar eerlijkheid duurt in deze nog steeds het langst. Hoe meer je de grijze zones probeert op te zoeken, hoe meer kans om tegen de lamp te lopen.”

Het kwaliteitshandboek: een levend document

Lees het gehele artikel

16 november 2021

Teneinde de kwaliteit en voedselveiligheid te verzekeren is elk voedingsbedrijf verplicht om procedures en werkinstructies te definiëren en implementeren. Dat vertaalt zich in een uitgebreide verzameling documenten, formulieren en rapporten, die bijvoorbeeld in een kwaliteitshandboek gebundeld kunnen worden. Zo’n handboek moet evenwel te allen tijde een levend document blijven. In geen geval mag het verworden tot een vergeten hoopje papier in een achterkamer. Maar hoe doe je dat?

Cindy De Wolf werkt sinds 2014 als QA consultant bij KTBA Belgium en begeleidde in die periode talrijke klanten doorheen hun kwaliteitsvraagstukken. Het evalueren, opmaken, beheren en controleren van de kwaliteitshandboeken vormt daarin een centraal aandachtspunt. Om deze documenten optimaal te kunnen benutten en aan de diverse normen en regelgevingen te blijven voldoen, zijn vier eigenschappen volgens De Wolf onontbeerlijk.

Overzichtelijk

“Een kwaliteitshandboek verzamelt alles dat in een bedrijf nodig is om de kwaliteit en voedselveiligheid te handhaven. Dat gaat over algemene beleidsdocumenten, procedures, voorschriften voor audits, schoonmaak- en onderhoudsplannen, labo-analyses, formulieren … In die veelheid van documenten kan het al eens ploeteren zijn, zeker wanneer het kwaliteitshandboek doorheen de jaren organisch gegroeid is. Een duidelijke en werkbare structuur is primordiaal.” De Wolf raadt aan om de verschillende documenten thematisch te organiseren. “Wanneer wij een kwaliteitshandboek opstellen of evalueren, werken we steevast volgens dezelfde structuur, met onder meer aankoop, schoonmaak, ongedierte, HACCP, labo, audits … als deeldomeinen. Wordt er een audit doorgevoerd op de schoonmaak, dan hoeft men bijgevolg maar één map te raadplegen. Ook maken we een onderscheid tussen algemene en werkdocumenten, zoals rapporten, ingevulde formulieren … Zij worden in een aparte map, maar volgens eenzelfde thematische structuur bewaard.” Tegelijk is het belangrijk dat in het handboek geen overbodige informatie opgenomen wordt. “Ons basishandboek is zodanig opgesteld dat het voldoet aan alle GFSI-normen, maar uiteraard zijn niet al die regels voor elk bedrijf van toepassing. Voor elk nieuw QA handboek selecteren we dan ook de normen en domeinen die voor het bedrijf in kwestie aan de orde zijn.”

Cindy De Wolf is QA consultant bij KTBA Belgium.

Up-to-date

De GFSI-normen zijn evenwel constant in verandering. Dat betekent dat ook een kwaliteitshandboek per definitie veranderlijk is. “Wijzigingen in de betreffende normen moeten in principe meteen in de procedures opgenomen worden. Voor de QA manager is het echter niet altijd eenvoudig om daarvan op de hoogte te zijn. Dankzij het kenniscentrum van KTBA kunnen wij hier evenwel snel op inspelen. Het kenniscentrum past het basishandboek wanneer van toepassing namelijk meteen aan. Dat gebeurt middels een heel duidelijk versiebeheer, zodat we snel kunnen controleren of de versie van de klant nog steeds met de laatste versie overeenstemt en dus up-to-date is. Zo niet, dan passen we de relevante zaken aan en brengen we de QA manager op de hoogte van de aanpassingen en praktische implicaties. Zo kunnen ze gerust zijn dat het kwaliteitshandboek steeds aan de meest recente regelgeving voldoet.”

Praktijkgericht

Uiteraard dienen niet alleen de omschreven procedures conform te zijn; ze dienen ook daadwerkelijk zo geïmplementeerd te worden. “Theorie en praktijk moeten te allen tijde op elkaar afgestemd zijn. Dat geldt ook in de andere richting. Regelmatig zien we immers dat procedures in de praktijk veranderen, maar dat het handboek niet aangepast worden. Dat soort zaken kan bij externe audits tot problemen leiden, en het is dus belangrijk om er bij interne audits voldoende aandacht aan te besteden.” Al start het bovenal met een goede communicatie tussen de betrokken partijen, op alle niveaus. “Het volstaat bijvoorbeeld niet dat de QA manager op de hoogte is van een bepaalde verandering inzake het gebruik van schoonmaakmiddelen. Ook de verantwoordelijke van de betreffende dienst, de schoonmaakploeg zelf én de aankoopdienst moeten deze informatie ontvangen en kunnen raadplegen.”

Toegankelijk

Het gaat er met andere woorden om dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten. “Papieren versies zijn stilaan verdwenen, maar we zien nog steeds bedrijven die alles in één tekstdocument verzamelen. Erg werkbaar is dat niet, want het betekent dat iedereen in hetzelfde document moet werken en zoeken. Door met een duidelijke mappenstructuur te werken blijft het niet alleen overzichtelijk, maar kan je ook machtigingen gericht aanpassen. Bedrijven hebben bij ons bovendien de keuze: ofwel plaatsen we het handboek op de server, ofwel werken ze via ons online QA-platform. In ieder geval hebben ze ook zelf de controle over het kwaliteitshandboek dat we bij hen implementeren.”

Slimme QA managers werken met slimme tools

Lees het gehele artikel

2 november 2021

De laatste jaren is er veel veranderd in de voedingsmiddelenindustrie. Sterke automatisering, Industrie 4.0 en strengere wet- en regelgeving hebben ertoe geleid dat kwaliteitsmanagers hun handen vol hebben om alles in goede banen te leiden. Slimme QA managers maken daarom gebruik van slimme tools die een hoop werk uit handen nemen.

“De digitalisering groeit sterk in de voedingsmiddelenindustrie. Kwaliteitsmanagers die louter gebruik maken van papier en Excel lijstjes om het overzicht te bewaren, zijn administratieve werkkrachten geworden terwijl het zo belangrijk is om ook op de werkvloer aanwezig te zijn. Het wordt daarom steeds belangrijker om processen te digitaliseren. Het ontzorgt de kwaliteitsmanager en komt de kwaliteit ten goede”, stelt Klaartje Eeckhaut. Zij is senior consultant Kwaliteitszorg bij KTBA. Het bedrijf ondersteunt producenten en toeleveranciers in de levensmiddelenindustrie op het gebied van kwaliteit, veiligheid, wet- en regelgeving. Eeckhaut is betrokken bij de ontwikkeling van het digitale programma QA OnLine van KTBA. “QA Online is een online realtime kwaliteitsapplicatie, speciaal ontwikkeld door en voor kwaliteitsmanagers in de voedingsmiddelenindustrie. Het softwarepakket bestaat uit verschillende modules: Document management, Plan-do-check-act, Specificatiebeheer en gevarenidentificatie en risico-analyse grondstoffen.”

Document Managementbeheer

Eeckhaut gaat in op de module Document Management Beheer. “Met deze module kunnen medewerkers online en real time documenten en verslagen beheren, ongeacht de plek waar ze werken. Zeker wanneer thuiswerken noodzakelijk is zoals tijdens de coronacrisis, is dit een handige optie. Elke medewerker die inlogt in het systeem ziet een persoonlijk dashboard met acties, documenten en verslagen, terwijl een workflow zorgt dat de documenten automatisch bij de juiste persoon terechtkomen voor goedkeuring en ondertekeningen. Er is dan ook een rechtenstructuur in het systeem ingebouwd zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde informatie.” Het dashboard geeft ook aan wanneer bepaalde certificaten komen te vervallen. “Dit kan een enorme tijdswinst opleveren. Regelmatig controleren of alle documenten nog up-to-date zijn, zeker bij audits, hoeft niet langer. Het systeem geeft automatisch een melding als documenten binnen afzienbare tijd komen te vervallen.”

QA Online is een online realtime kwaliteitsapplicatie, speciaal ontwikkeld door en voor kwaliteitsmanagers in de voedingsmiddelenindustrie.

Plan-Do-Check-Act

Een tweede module is Plan-Do-Check-Act. “Hier wordt overzichtelijk voor welke taken meteen actie nodig is en wat verder nog op de planning staat. Elke actie is daarbij gekoppeld aan een verantwoordelijke terwijl ook de status ervan inzichtelijk is. Op die manier weten alle betrokkenen wat er wanneer door wie nog moet gebeuren. De kwaliteitsverantwoordelijke blijft hierdoor altijd ‘in control’ over alle acties.”

Groei en doorontwikkeling

QA Online blijft ook groeien. “We blijven continu in contact staan met onze consultants en klanten. Wensen voor extra uitbreidingen brengen we in kaart, zodat we QA Online nog verder kunnen verbeteren. Feedback heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat de module Specificatiebeheer is ontwikkeld. In deze module kun je grondstofgegevens invoeren op basis van een grootschalige ingrediëntendatabase, je kunt recepten samenstellen en automatische berekeningen maken van voedingswaarden maar ook leverancierscertificaten beheren. Op die manier wordt het hele proces van leverancier van grondstoffen tot eindproductspecificatie inzichtelijk. Nog voor het eind van het jaar zal wellicht nog de module leveranciersbeoordeling worden toegevoegd. We vragen continu terugkoppeling vanuit de markt en gaan op die manier mee met de laatste trends en ontwikkelingen.”

Onmisbaar

De foodsector is erg positief over het systeem, merkt Eeckhaut. “Kwaliteitsmanagers beseffen dat ze heel eenvoudig het overzicht kunnen bewaren in één systeem waardoor de menselijke foutenlast afneemt. Ze merken hierdoor een enorme tijdsbesparing.”

Investering

Het kwaliteitsmanagement digitaliseren vergt wel een investering. “De investeringskosten voor het systeem verdien je door een tijdswinst die het oplevert, snel terug. Wel zul je, zoals bij ieder digitaliseringsproject, in het begin tijd moeten vrijmaken voor de implementatie.” Eeckhaut raadt daarom aan om dit stapsgewijs aan te pakken. “Kies één module om mee te beginnen zodat alles behapbaar blijft. Na implementatie van een module blijft een QA Online specialist het aanspreekpunt bij vragen zodat bedrijven snel de vruchten van het systeem kunnen plukken.”

Iedere dag auditwaardig produceren

Lees het gehele artikel

25 mei 2021

“Voedselveiligheidscultuur is een veelomvattende term. Cultuur omvat de normen en waarden van een organisatie en de manier waarop die in de organisatie tot leven komen. Voedselveiligheidscultuur is dus eigenlijk een weerspiegeling van de gezamenlijke gedragingen, normen en waarden om de voedselveiligheid te optimaliseren. Het is het gedag dat alle werknemers van nature vertonen zonder supervisie van een leidinggevende”, zegt Lien Thoen, regiomanager bij KTBA. Het bedrijf ondersteunt producenten en toeleveranciers in de levensmiddelenindustrie op het gebied van kwaliteit, veiligheid, wet- en regelgeving. Wanneer kun je spreken van een goede voedselveiligheidscultuur? “Veel bedrijven doen extra hun best om alles goed voor elkaar te hebben voor een geplande audit. Eigenlijk zou je moeten streven naar een situatie waar er geen audit meer nodig is, zodat iedere dag auditwaardig wordt geproduceerd. We zien dat bedrijven steeds vaker bereid zijn om deze transitie te maken. Ze schakelen ons in om hen hierin te begeleiden.

Meten is weten

KTBA ondersteunt bedrijven om de voedselveiligheidscultuur te verbeteren. Dit begint bij het meten van de voedselveiligheidscultuur. “Met onze module ‘food safety culture’ onderzoeken wij het gedrag van de medewerkers binnen de organisatie. Dat gebeurt middels een stappenplan. Een onderdeel hiervan is een enquête die iedereen anoniem invult. We kunnen hiermee de betrokkenheid van de medewerkers meten en anderzijds de kwaliteitscultuur toetsen.” Dit is het vertrekpunt. “Enquêtes geven een algemeen beeld, maar zijn tegelijkertijd gevoelig voor sociaal wenselijke antwoorden. Een tweede stap is daarom een uitgebreid onderzoek waarbij wij op de werkvloer de cultuur opsnuiven door onder andere gesprekken te voeren met medewerkers, zonder supervisie van hun leidinggevende. Op die manier krijgen we een beeld over de cultuur die er heerst in de organisatie, wat medewerkers wensen en hoe dit kan worden gerealiseerd. Hierna volgt een rapportage die we bespreken met de directie. Daarin geven we ook verbeterpunten aan om de voedselveiligheidscultuur naar een hoger niveau te brengen. Met workshops ondersteunen we het management met het opstellen van een plan van aanpak waarmee we structurele verbeteringen van de voedselveiligheid en kwaliteitscultuur in gang zetten.”

Lien Thoen, regiomanager bij KTBA: “Als werknemers zich betrokken voelen bij de organisatie, zullen ze vanuit intrinsieke motivatie hun beste beentje voorzetten om voedselveiligheid te borgen.”

Eyeopener

Zo’n onderzoek zorgt voor eyeopeners. “Een bedrijf was zich er bijvoorbeeld van bewust dat het kwaliteitsbewustzijn te laag was, maar had geen idee waar dit aan lag. Uit de enquête kwam naar voren dat vooral leiderschap en communicatie laag scoorden. Uit het veldonderzoek bleek niet zozeer de communicatie stroef, maar was veeleer de basiscultuur niet optimaal. Door verschillende culturele achtergronden zijn bepaalde gewoontes zoals ’s ochtends elkaar begroeten voor sommigen heel normaal, maar voor anderen niet vanzelfsprekend. Het niet worden begroet kan leiden tot een gevoel van vijandigheid, terwijl hier helemaal geen basis voor is. Maar, is de basiscultuur niet goed, dan zal ook het kwaliteitsbewustzijn niet omhoog gaan. Daarom heeft dit bedrijf, samen met KTBA, eerst stappen gezet om de basiscultuur te verbeteren door aan te geven wat werknemers ‘normaal’ vinden in het bedrijf zodat misverstanden werden verholpen. Hierna ging ook automatisch het kwaliteitsbewustzijn omhoog.”

Intrinsieke motivatie

Voelt een werknemer zich goed, dan zal hij automatisch fouten melden en zich meer bewust zijn van zijn handelingen. “Belangrijk is om als leidinggevende dus niet alleen het goede voorbeeld te geven en aan te geven wat je belangrijk vindt. Open communiceren en ervoor zorgen dat werknemers zich veilig voelen om zaken te melden zijn eveneens relevant. Tot slot is ook betrokkenheid van belang. Als werknemers zich betrokken voelen bij de organisatie, zullen ze vanuit intrinsieke motivatie hun beste beentje voorzetten om voedselveiligheid te borgen.”

Kwaliteitszorg vergt steeds ruimere blik

Lees het gehele artikel

29 maart 2021

Van de QA manager die alles in de hand moet houden, wordt steeds meer verwacht. Samen met Kobe Van Looy blikken we terug en vooruit op de uitdagingen die deze complexe materie stelt.

Kobe Van Looy is Business Unit Manager bij KTBA Belgium. Net als het Nederlandse moederbedrijf, dat opgericht werd vlak na de introductie van HACCP in 1996, zet deze Belgische tak zich middels consultancy, trainingen en advies in voor voedselveiligheid en kwaliteitszorg in de breedste zin van het woord. Geen loze onderneming, want het gegeven wordt alsmaar complexer.

Niet zomaar een theoretische last

Van Looy: “Om de voedselveiligheid te waarborgen en daarnaast aan de verwachtingen van de consument te voldoen, is er een groot aantal procedures en werkinstructies in voege. Zij hebben tot doel de productie te standaardiseren en bepaalde risico’s af te dekken, maar brengen natuurlijk niet rechtstreeks geld op. Velen beschouwen het daarom als een soort theoretische last. Nochtans is het goed te beseffen dat het niet naleven van dergelijke maatregelen potentieel veel schade kan berokkenen. Niet enkel bij microbiologische contaminaties en niet enkel inzake reputatie, overigens. Een schijnbaar kleine misser op een etiket kan volstaan om duizenden producten te moeten terugroepen en vernietigen, met alle financiële gevolgen van dien.”

Constant in verandering

De grootste uitdaging in het voldoen aan alle voorschriften is volgens Van Looy nochtans niet hun veelheid, noch de lokale verschillen. Het is hun inherente veranderlijkheid. “Regels worden opgesteld en bijgesteld op basis van de hedendaagse ervaringen. Met elk nieuw inzicht, probleem of schandaal worden er dus veranderingen doorgevoerd. Een heel concreet voorbeeld is het paardenvleesschandaal van 2013. Dat leidde er rechtstreeks toe dat in het kwaliteitssysteem nu ook een risicoanalyse op fraude opgenomen moet worden. Ook extra aandacht voor de mens in de productiefaciliteit en onaangekondigde audits zijn recente evoluties in de kwaliteitszorg.” Kritischer nog, aldus Van Looy, zijn wijzigingen in het wetgevend kader rond etikettering. “Zij zijn niet alleen complexer en frequenter, maar hebben bovenal een rechtstreekse invloed op de consument. Een non-conformiteit ten opzichte van een kleine update van de BRCGS komt pas bij een audit aan het licht en stelt doorgaans niet meteen een gevaar voor de voedselveiligheid, maar ontbreekt een allergeen op het etiket, dan heb je snel grotere problemen. Het leeuwen-deel van de recalls die vandaag gebeuren, hebben te maken met etikettering.”

Drie toekomstige uitdagingen

In de dagelijkse praktijk krijgen kwaliteitsmanagers ondertussen alsmaar meer op hun bord. “Neem nu de digitalisering. Dat levert ongetwijfeld handige tools op om het werk te verlichten, maar stelt ook nieuwe uitdagingen. Worden voedingsmiddelen via een webshop aangeboden, dan moet ook daar bijvoorbeeld aan alle eisen rond etikettering voldaan zijn. De marketing- of salesafdeling houdt daar misschien geen rekening mee, maar de QA manager draagt wel de verantwoordelijkheid. Hetzelfde geldt voor globalisering. Producten komen van en gaan naar overal ter wereld. Maar dat betekent ook dat, als er in China een van jouw grondstoffen teruggeroepen wordt, je daarvan op de hoogte moet zijn.” Een derde uitdaging ziet Van Looy nog in de steeds groeiende duurzaamheidsambities. “Dat wordt voor bedrijven een nieuw focuspunt, en wij verwachten dat ook het regelgevend kader daarrond en de implementatie ervan bij de QA manager terecht zal komen.”

Blik verruimen, maar ogen op de werkvloer houden

Het besluit van Van Looy is dan ook duidelijk: “Het is een utopie om te denken dat je al die kennis in huis kan of moet hebben. Uiteindelijk moet de QA manager op de werkvloer staan, niet achter zijn computer zitten. Het heeft ook geen zin om hem te omringen met een groot team, want dat komt enkel van pas wanneer er effectief veranderingen optreden die op je eigen werking van toepassing zijn. Een externe partij kan die rol veel efficiënter op zich nemen.” KTBA beschikt daarvoor over een gespecialiseerd kenniscentrum. “Dag in dag uit volgen onze mensen de wijzigingen in internationale en lokale wetgeving op. Die vertalen ze naar praktische en begrijpbare voorschriften die we vervolgens via onze consultants aan de betrokken voedingsbedrijven overmaken, opdat zij ze, al dan niet met onze ondersteuning, in het kwaliteitssysteem kunnen integreren. Op die manier kan de kwaliteitsverantwoordelijke zijn ogen effectief op het proces gericht houden.”