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Der moderne Qualitätsmanager kann es nicht mehr ignorieren: Die Digitalisierung bietet die Lösung für verschiedene Probleme. Aber warum eigentlich? Aus der Praxis heraus haben wir fünf Gründe aufgelistet, warum die Digitalisierung für den modernen Qualitätsmanager eine Notwendigkeit ist.
Der häufigste Grund, der uns in der Praxis begegnet, ist der Zeitmangel in der Qualitätsabteilung. In den letzten Jahren sind die Anforderungen aus Gesetzen und Verordnungen sowie verschiedenen Zertifizierungsstandards erheblich verschärft worden. Denken Sie an Maßnahmen, die Sie zum Schutz vor Lebensmittelbetrug und zur Schaffung einer Lebensmittelsicherheitskultur ergreifen müssen. Wenn die Zahl der Qualitätsaufgaben zunimmt, ist die Erweiterung der Qualitätsabteilung nicht immer die logische Konsequenz. Viele Unternehmen suchen daher nach einer Möglichkeit, mehr Arbeit in der zur Verfügung stehenden Zeit zu bewältigen. Durch die Digitalisierung von Qualitätsfragen nutzen Sie automatische Berechnungen und müssen beispielsweise Trendanalysen oder Nährwertberechnungen für das Endprodukt nicht mehr selbst durchführen. Damit verschiebt sich der Schwerpunkt in Unternehmen, die den Schritt der Digitalisierung vollzogen haben. Wo er früher auf der Erledigung administrativer Aufgaben lag, liegt er jetzt viel mehr auf der Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungen. Und das ist letztlich der Schritt, den Sie nach den verschiedenen Standards der Lebensmittelsicherheit gehen müssen. Der erste Absatz von Kapitel 1 des BRCGS-Standards heißt nicht umsonst "Engagement der Geschäftsleitung und kontinuierliche Verbesserung".
Bei der manuellen Durchführung vieler Berechnungen kann leicht ein Fehler unterlaufen. Das Gleiche gilt für die doppelte Eingabe von Daten in verschiedene Programme und Systeme. Ein kleiner Fehler kann große Folgen haben. Denken Sie nur an die Risiken für die Lebensmittelsicherheit der Verbraucher oder an die hohen Kosten und den Imageschaden für Ihr Unternehmen im Falle eines Rückrufs. Durch Automatisierung verhindern Sie solche Fehler. Ein Beispiel ist die Digitalisierung von Spezifikationen, bei der Rohmaterialdaten und Rezepte mit wenigen Klicks in Endproduktspezifikationen umgewandelt werden, einschließlich Nährwerten, Zutatenangaben und Allergeninformationen.
Unabhängig davon, ob Sie in einem großen Unternehmen (mit mehreren Standorten) oder in einem kleinen Betrieb arbeiten, muss die Sicherung von Qualitätsfragen von der gesamten Organisation unterstützt werden. Sie können ein sehr gutes Qualitätshandbuch verfassen, aber letztlich kommt es darauf an, die Verfahren und Anweisungen in der Praxis zu befolgen. Unternehmen mit mehreren Standorten stehen sogar vor einer noch größeren Herausforderung. Wenn Sie mit einer zentralen Qualitätsabteilung arbeiten, von der aus die verschiedenen Standorte verwaltet werden, wie erreichen Sie dann alle Mitarbeiter in den Betrieben? Ein digitales Online-Qualitätssystem ist für Unternehmen eine enorme Hilfe, da Sie Dokumente und Maßnahmen problemlos im gesamten Unternehmen gemeinsam nutzen können. Mit einer Online-Qualitätssicherungssoftware ist die direkte Schulung der Mitarbeiter zu neuen oder geänderten Verfahren nicht länger ein Wunschtraum, sondern felsenfeste Realität. Eine Kultur der Lebensmittelsicherheit, die auch von verschiedenen Zertifizierungsstandards gefordert wird, ist so leichter zu erreichen.
Angesichts der zunehmenden Anforderungen in Bezug auf Gesetze und Vorschriften sowie Zertifizierungsstandards ist der Austausch von Informationen sowohl intern als auch innerhalb der Kette eine tägliche Aufgabe der Qualitätsabteilung. Dies bedeutet einen erheblichen Verwaltungsaufwand durch wiederholtes Anfordern und Versenden von Informationen. In einer separaten Übersicht behalten Sie vielleicht den Überblick, welche Informationen aktuell sind, und ehe Sie sich versehen, sind Sie den ganzen Tag damit beschäftigt, E-Mails zu versenden und Übersichten auszufüllen. Mit einem digitalen Online-Qualitätssystem können Sie aktuelle Informationen schnell mit verschiedenen Personen, einschließlich Ihrer Kollegen, teilen. Das ist nicht nur effizient für Ihre Qualitätsabteilung, sondern auch transparenter als je zuvor.
Verlorene Dokumente, herumliegende Papiere, verlorene Anmeldeformulare. Einige Beispiele, mit denen Sie als Qualitätsmanager in der Praxis zu tun haben werden. Natürlich wollen Sie nicht, dass Anleitungen und Rezepte auf der Straße liegen oder dass eine Woche lang ausgefüllte Anmeldeformulare verloren gehen. Vor etwa fünf Jahren haben wir manchmal festgestellt, dass Unternehmen das "Arbeiten in der Wolke" sehr spannend fanden. Glücklicherweise erkennen immer mehr Menschen, dass dies heute die richtige Art der Datenverwaltung ist. Die Anforderungen an eine sichere Datenverwaltung und ordnungsgemäße Backups werden auch in Zertifizierungsstandards wie BRCGS, IFS und FSSC 22000 immer strenger. Mit einer gut gesicherten Cloud-Anwendung haben Sie die Sicherheit, dass Sie jederzeit und überall auf Ihre Daten zugreifen können und sie nicht verloren gehen. Verschiedene Sicherheitsanforderungen sorgen dafür, dass Unbefugte nicht auf Ihre Daten zugreifen können und dass das Qualitätssystem auch wirklich Ihrem Unternehmen gehört.
Die Digitalisierung hilft den Qualitätsmanagern und -abteilungen erheblich dabei, ständig einen ausreichenden Einblick in die Lebensmittelsicherheit und Qualität der Produkte zu haben. Doch die Umstellung auf QS-Software ist nicht für alle über Nacht erfolgt. Denn woher soll die ohnehin schon überlastete Qualitätsabteilung die Zeit nehmen, auch noch eine neue Software zu implementieren? Darauf sind wir natürlich vorbereitet. Unser QA-Software besteht aus verschiedenen Modulen, und Sie wählen aus, welche Module Sie zu welchem Zeitpunkt implementieren möchten. Außerdem kann sich die Frage stellen: Welche Lösung ist die beste für mein Unternehmen? Jedes Unternehmen ist anders und steht vor anderen Problemen. Deshalb vereinbaren wir gerne eine unverbindliche Demo-Präsentation bei Ihnen vor Ort, damit wir Ihre Fragen beantworten können. Es gibt eigentlich nur eine mögliche Schlussfolgerung: Digitalisieren Sie.
Möchten Sie mit Ihrer Qualitätsabteilung einen Schritt in Richtung Digitalisierung machen? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Demo.
