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Cavalier entwickelt und fertigt Schokoladenprodukte ohne Zuckerzusatz. Anfang dieses Jahres begann das Unternehmen mit der Digitalisierung des Qualitätsgeschäfts. In einem Interview spricht Cavalier-CEO Felix Verdegem über die Notwendigkeit der Digitalisierung und was sie ihm gebracht hat.
Warum haben Sie sich für die Digitalisierung der Qualitätssicherung entschieden?
"Wir verwendeten verschiedene Systeme für die Dokumentation, die Ausführung und Verfolgung von Aktionspunkten, die Nachverfolgung von Inspektionen und so weiter. In unserer Qualitätsabteilung brauchten wir ein System, das unsere Anforderungen in allen Bereichen vollständig erfüllt", sagt Felix. Cavalier reichte zunächst eine Demo-Anfrage ein, um die Funktionen unserer Software zu testen. Kurz nach der Anfrage wurde der Demo-Termin von unseren kaufmännischen Leitern angesetzt. Während der Demo wurden die verschiedenen Module gezeigt und die verschiedenen Funktionalitäten und Merkmale der Software erklärt.
Das Unternehmen wollte schnell handeln und innerhalb derselben Woche implementieren. Unsere Kundenbetreuer und Implementierungsberater sorgten dafür, dass die Module "Inspektionen", "Handbuch" und "Spezifikationen" noch in derselben Woche implementiert werden konnten. Während der Implementierungstage sorgten sie für eine geeignete, auf das Unternehmen zugeschnittene Einrichtung der Module und eine umfassende Schulung zur Nutzung der Module.
Wie haben Sie den Einführungsprozess erlebt?
"Die Implementierung musste tatsächlich sehr kurzfristig erfolgen und wir können nur loben, wie schnell uns Ihre Kollegen sowohl in Belgien als auch in den Niederlanden dabei geholfen haben. Die Schulungen waren gut strukturiert, die Implementierungsberater waren sachkundig oder konnten bei Bedarf auf ihre Kollegen zurückgreifen. Darüber hinaus waren die Kollegen sehr flexibel."
Wie profitiert Ihre Organisation von der Arbeit mit unserer Software?
"Die Arbeit mit der Software Normec Foodcare Online ermöglicht unserem Unternehmen eine viel strukturiertere Vorgehensweise bei der Qualitätskontrolle. Im Handbuchmodul sind unter anderem alle Formulare und Handbücher, die ständig verwendet werden, übersichtlich dargestellt. So können wir bei Bedarf alles viel schneller finden, einsehen und aktualisieren.
Das sehr logisch aufgebaute Spezifikationsmodul ist ein sehr nützlicher Baustein für den Aufbau eines fertigen Produkts von den Grundzutaten bis zur Verpackung. Für uns bildet es das perfekte Netzwerk zwischen den verschiedenen Abteilungen, die an der Erstellung eines neuen Produkts beteiligt sind (Einkauf, Qualität, Verpackung, Verkauf, Logistik und Marketing). Darüber hinaus ist das eingewebte Allergenmodul ein nützliches Instrument, um schnell festzustellen, ob ein Kollege bei der Verwendung neuer Zutaten in Bezug auf neue Allergene nicht doch einen Fehler gemacht hat. Auch die Berechnung von Nährwerten wird durch dieses Modul erheblich erleichtert. Eigentlich ist es ein fast allumfassendes Modul für die technischen Aspekte eines Produkts. Das Inspektionsmodul schließlich ist einfach und bequem zu bedienen und garantiert uns derzeit eine ordnungsgemäße Nachverfolgung aller Arten von Inspektionen, Kontrollen und Audits im Hinblick auf die Qualität in unserem Unternehmen. Insbesondere unter dem Aspekt der zusätzlichen Überwachung der durchgeführten Aufgaben, Inspektionen usw.".
Welche Unterschiede sehen Sie innerhalb der Organisation nach der Einführung der QA-Software?
"Die Qualitätsabteilung muss sich viel weniger mit der Organisation, dem Aufbau und der Verfolgung von Inspektionen und Kontrollen befassen und kann alles viel leichter abrufen. Außerdem sorgt das Verifikationssystem dafür, dass die durchzuführenden Maßnahmen und Kontrollen immer doppelt geprüft werden. Dadurch wird das Risiko von Fehlern und Vergesslichkeit stark reduziert.
Bei Audits bietet das Online-Handbuch dem Qualitätsmanager einen festen Halt, und ein Auditor kann bei Bedarf tatsächlich fast alles selbständig und ohne Hilfe finden. Dies ermöglicht es dem Prüfer, sich mit den Dingen zu befassen, die bei einem Audit wirklich wichtig sind, anstatt sich mit Verfahren aufzuhalten, die vielleicht in Ordnung sind oder auch nicht.
Das Modul Spezifikationen dient als Sprungbrett für alle Mitarbeiter des Unternehmens, die sich mit der Verwaltung von Spezifikationen bei der Entwicklung und Ausarbeitung neuer Produkte befassen, von der Basiszutat bis zum Endprodukt. Die endgültige Verantwortung liegt bei der Qualitätsabteilung für die Endkontrolle.
Die Einführung der QS-Software zeigt auch viel deutlicher, in welchem Bereich es noch 'Mängel' gibt oder welche Themen auf der Grundlage klarer Aktionspunkte, die sich aus den Inspektionen ergeben, weitere Aufmerksamkeit erfordern. Die Nachverfolgung der Aktionspunkte wird zusätzlich durch das gesamte System mit Kontroll- und Erinnerungsmechanismen gewährleistet."
Welche Vorteile bietet Ihnen der Einsatz von QA-Software?
"Die Software bietet sicherlich Vorteile, wie z. B. eine klare Struktur an einem Ort, was den Zeitaufwand für das Nachschlagen bestimmter Dinge deutlich reduziert. Eine Übersicht der Aktionspunkte nach Art der Inspektion oder des Audits kann dem Prüfer schnell vorgelegt werden. Die direkte digitale Berichterstattung verringert die Möglichkeit, potenzielle Mängel zu verstecken, und zwingt" jeden im Unternehmen, die Qualitätsanforderungen besser zu befolgen. Das Vorhandensein von Vorlagen für verschiedene Audittypen im System ist bei der Vorbereitung auf ein Audit sehr hilfreich."
Wie beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software?
"Die Software ist sehr benutzerfreundlich für Menschen mit unterschiedlichem Bildungshintergrund. Die drei Module, mit denen wir arbeiten, sind mit wenig Aufwand zu erlernen. Außerdem gibt es von Zeit zu Zeit eine gute Nachbetreuung, um den Betrieb weiter zu optimieren.
