Das Qualitätshandbuch: ein lebendiges Dokument

Um Qualität und Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten, muss jedes Lebensmittelunternehmen Verfahren und Arbeitsanweisungen festlegen und umsetzen. Dies führt zu einer umfangreichen Sammlung von Dokumenten, Formularen und Berichten, die zum Beispiel in einem Qualitätshandbuch gebündelt werden können. Ein solches Handbuch muss jedoch stets ein lebendiges Dokument bleiben. Auf keinen Fall darf es zu einem vergessenen Papierstapel in einem Hinterzimmer verkommen. Aber wie stellt man das an?

Cindy De Wolf arbeitet seit 2014 als QS-Beraterin bei KTBA Belgien und hat in dieser Zeit zahlreiche Kunden bei ihren Qualitätsproblemen begleitet. Die Bewertung, Erstellung, Verwaltung und Überprüfung von Qualitätshandbüchern ist dabei ein zentraler Schwerpunkt. Um diese Dokumente optimal zu nutzen und mit den verschiedenen Normen und Vorschriften konform zu bleiben, sind laut De Wolf vier Merkmale unerlässlich.

"Ein Qualitätshandbuch fasst alles zusammen, was in einem Unternehmen zur Aufrechterhaltung von Qualität und Lebensmittelsicherheit benötigt wird. Dazu gehören allgemeine Grundsatzdokumente, Verfahren, Vorschriften für Audits, Reinigungs- und Wartungspläne, Laboranalysen, Formulare ... Bei dieser Vielzahl von Dokumenten kann es schwierig werden, vor allem wenn das Qualitätshandbuch im Laufe der Jahre organisch gewachsen ist. Eine klare und praktikable Struktur ist das A und O." De Wolf empfiehlt, die verschiedenen Dokumente thematisch zu ordnen. "Wenn wir ein Qualitätshandbuch erstellen oder evaluieren, arbeiten wir immer nach der gleichen Struktur, mit den Bereichen Einkauf, Reinigung, Schädlingsbekämpfung, HACCP, Labor, Audits usw. als Unterbereiche. Wenn also ein Audit im Bereich Reinigung durchgeführt wird, muss nur ein Ordner konsultiert werden. Wir unterscheiden auch zwischen allgemeinen und Arbeitsdokumenten wie Berichten, ausgefüllten Formularen ... Sie werden in einem separaten Ordner aufbewahrt, aber nach der gleichen thematischen Struktur. Gleichzeitig ist es wichtig, keine unnötigen Informationen in das Handbuch aufzunehmen. "Unser Basishandbuch ist so konzipiert, dass es alle GFSI-Standards erfüllt, aber natürlich gelten nicht alle diese Regeln für jedes Unternehmen. Daher wählen wir für jedes neue QS-Handbuch die Standards und Bereiche aus, die für das betreffende Unternehmen gelten."

Die GFSI-Normen ändern sich jedoch ständig. Das bedeutet, dass auch ein Qualitätshandbuch per Definition veränderbar ist. "Änderungen in den relevanten Normen sollten im Prinzip sofort in die Verfahren eingearbeitet werden. Für den QS-Verantwortlichen ist es jedoch nicht immer einfach, diese zu erkennen. Dank des Wissenszentrums von KTBA können wir jedoch schnell darauf reagieren. Das Wissenszentrum passt nämlich das Basishandbuch bei Bedarf sofort an. Dies geschieht durch eine sehr übersichtliche Versionsverwaltung, so dass wir schnell prüfen können, ob die Version des Kunden noch der neuesten Version entspricht und damit aktuell ist. Falls nicht, passen wir die relevanten Punkte an und informieren den QS-Verantwortlichen über die Anpassungen und die praktischen Auswirkungen. So kann er sicher sein, dass das Qualitätshandbuch immer den neuesten Vorschriften entspricht."

Natürlich sollten die beschriebenen Verfahren nicht nur konform sein, sondern auch tatsächlich so umgesetzt werden. "Theorie und Praxis müssen jederzeit in Einklang gebracht werden. Das gilt auch in umgekehrter Richtung. Denn wir erleben regelmäßig, dass sich Verfahren in der Praxis ändern, das Handbuch aber nicht aktualisiert wird. So etwas kann bei externen Audits zu Problemen führen, daher ist es wichtig, bei internen Audits ausreichend darauf zu achten." Am Anfang steht jedoch eine gute Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien auf allen Ebenen. "Es reicht zum Beispiel nicht aus, dass der QS-Verantwortliche über eine bestimmte Änderung bei der Verwendung von Reinigungsmitteln Bescheid weiß. Der Verantwortliche der betroffenen Abteilung, das Reinigungsteam selbst sowie die Einkaufsabteilung müssen diese Informationen ebenfalls erhalten und einsehen können."

Mit anderen Worten, es geht darum, dass die richtigen Personen Zugang zu den richtigen Dokumenten haben. "Papierversionen sind zwar verschwunden, aber es gibt immer noch Unternehmen, die alles in einem einzigen Textdokument sammeln. Das ist nicht sehr praktikabel, denn es bedeutet, dass jeder in demselben Dokument arbeiten und suchen muss. Wenn man mit einer klaren Ordnerstruktur arbeitet, bleibt es nicht nur übersichtlich, sondern man kann auch die Berechtigungen gezielt anpassen. Unternehmen haben bei uns auch die Wahl: Entweder legen wir das Handbuch auf den Server, oder sie arbeiten über unsere Online-QA-Plattform. So oder so haben sie auch ihre eigene Kontrolle über das Qualitätshandbuch, das wir mit ihnen umsetzen."